近年、働き方の多様化に伴い、シェアオフィスの利用が急増しています。シェアオフィスとはどのような場所で、どういった特徴があるのか気になっている方もいるのではないでしょうか。本記事では、シェアオフィスについて詳しく解説します。利用するメリットや選び方・注意点についても紹介しているので、ぜひご確認ください。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとは、複数の個人や企業が共通のオフィススペースを共有しながら利用する仕組みのオフィス形態です。個室ではなく、デスクや会議室、設備などを共同で使用するのが一般的です。
Wi-Fiや電源、コピー機、受付サービスなどが整っているため、オフィスとして十分に活用できます。「自宅では集中できない」「カフェではプライバシーが不安」などの悩みを抱える方にとって、シェアオフィスは理想的な仕事場所といえるでしょう。
シェアオフィスの歴史
シェアオフィスという概念は、2000年代初頭に欧米を中心に広まりました。当時は企業やフリーランス同士のコミュニケーションを促進するのが目的でしたが、現在ではリモートワークの普及に伴い、仕事場所として重宝され始めています。実際に主要駅の付近では、数多くのシェアオフィスが展開されています。
シェアオフィスと他のオフィスとの違い
シェアオフィスに似ているオフィスの形態は数多くあります。ここでは、シェアオフィスと他のオフィスの違いについて紹介します。シェアオフィスの利用を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは、専用の個室ブースを契約する形態を指します。一般的にシェアオフィスは、個室ではなく共有スペースが中心です。そのため、周りの目が気になるという方には、レンタルオフィスの方が適しているかもしれません。
コワーキングスペース
コワーキングスペースとシェアオフィスは混同されやすいですが、コワーキングスペースは交流を重視しているという特徴があります。利用者同士のコミュニケーションを促すイベントやワークショップが行われることもあります。
一方で、シェアオフィスはビジネス寄りであり、業務に集中できる環境が整えられていることが多いです。利用目的に応じて使い分けると良いでしょう。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持たずに、住所や電話番号、郵便受け取りなどの機能だけを提供するサービスです。法人登記や名刺への住所記載などを目的として利用されることが多く、実際の作業は自宅や別の場所で行います。物理的な作業スペースの有無が、シェアオフィスとの大きな違いです。
なお、近年では、別の意味でのバーチャルオフィスが登場しており、仮想空間上でアバターを使って働くことで、テレワーク中のコミュニケーションや従業員の一体感を高める目的で利用されています。
サテライトオフィス
サテライトオフィスは、本社とは別の場所に設けられた小規模な拠点で、主に社員の通勤負担軽減や地方分散化を目的としています。企業が自社の社員のために運営している場合が多く、無関係の個人が利用するのは難しいです。
シェアオフィスを利用するメリット
シェアオフィスには数多くの魅力があります。ここでは、シェアオフィスを利用することで得られる代表的なメリットを6つご紹介します。シェアオフィスを契約する際には、ぜひ参考にしてみてください。
初期費用を節約できる
通常のオフィスを借りる場合、敷金・礼金・保証金・内装工事・家具の購入など多額の初期投資が必要です。しかし、シェアオフィスであれば、デスクや椅子、インターネット環境などの基本的な設備がすでに整っているため、初期費用を大幅に削減できます。
スタートアップ企業や個人事業主にとって、開業時のコストを抑えられるのは大きな魅力といえるでしょう。
ランニングコストを節約できる
シェアオフィスでは光熱費や清掃費、インターネット利用料などが料金に含まれているケースが多く、毎月の固定費が明確で管理しやすいという特徴があります。そのため、経費を削減しつつ効率的に事業を行うことが可能です。また、コピー機や会議室などの共用設備も必要なときだけ利用できるため、無駄な支出を防げます。
オフィスの移転や拡大・縮小がしやすい
事業の成長に合わせてオフィスを拡大したい、または人員削減に伴って縮小したいといった場合、シェアオフィスは柔軟に対応できます。契約プランを変更することで、必要なスペースを無駄なく活用できるため、急な変化にもスムーズに対応可能です。将来的なビジネス展開を見据えている方にとっては、大きなメリットといえるでしょう。
通いやすい場所にオフィスを構えられる
シェアオフィスは、主要駅やターミナルに近い立地に設けられていることが多く、通勤や来客時の利便性に優れています。自宅からの距離や顧客とのアクセスのしやすさを考慮して選ぶことで、移動のストレスを軽減し、効率的な働き方が可能になります。
働き方に合わせてフレキシブルに契約できる
シェアオフィスは、月額制や時間単位、日単位など柔軟に契約できるケースが多いです。「週に数日だけ使いたい」「出張先で一時的に使いたい」といったニーズにも対応しているため、リモートワークやフリーランスのような働き方にはマッチしているといえるでしょう。使い勝手が良いのもシェアオフィスならではのメリットです。
必要な設備を用意する手間がかからない
シェアオフィスには、業務に必要な設備があらかじめ備わっているため、自分で購入や設置をする必要がありません。高速インターネット、電源、プリンター、会議室、電話ブース、ロッカーなど、多様な設備が整っており、仕事に必要な環境がすぐに整うのもメリットの1つです。
シェアオフィスを利用するデメリット
数多くのメリットがあるシェアオフィスですが、利用する前にはいくつかのデメリットを理解しておくことも大切です。ここでは、利用前に注意するべき主なデメリットを紹介します。
周囲の音が気になることがある
シェアオフィスは他の利用者と同じ空間を共有することになるため、静かな環境を求める人にとってはストレスを感じる場合があります。特に、オープンデスク形式の施設では、周囲の会話やキーボードの打鍵音、電話の声などが気になり、集中力が削がれることもあるでしょう。
一部のシェアオフィスでは、個別ブースが用意されていることもあります。作業に集中したい人は事前に見学し、環境を確認しておきましょう。
長期的に見ると割高になることも多い
初期費用や短期的なコストは抑えられるシェアオフィスですが、月額利用料が高めに設定されているケースもあります。長期的に利用すると賃貸オフィスよりも費用がかかるかもしれません。また、オプションサービスの利用による追加料金についても注意しておきましょう。
電話やオンライン会議がしづらい場合もある
オープンスペースを共有するシェアオフィスでは、電話やオンライン会議が制限されていることがあります。話し声が周囲の迷惑になることを避けるため、静かな場所での通話が難しくなる場合もあり、業務内容によっては支障がでるかもしれません。
近年では、通話専用ブースやWeb会議用の個室を備えたシェアオフィスも増えています。頻繁に通話や会議を行う必要がある方は、専用スペースの有無をしっかり確認しておきましょう。
シェアオフィスを利用する注意点
シェアオフィスを快適に利用するためには、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。ここでは、シェアオフィスを契約する前に注意するべきポイントを紹介します。確認した上で、シェアオフィスを利用してみてください。
契約条件や料金体系を確認する
シェアオフィスを契約する際には、月額料金や利用可能な時間、追加サービスの有無など、契約内容をしっかりと確認しましょう。基本料金に含まれていないサービスは別料金となる場合があり、利用頻度によってはコストが膨らむ可能性があります。
また、解約時の違約金や更新条件なども確認しておくことも大切です。
セキュリティ対策がされているか確認する
共有スペースであるシェアオフィスでは、セキュリティ面のチェックも欠かせません。入退室の方法や監視カメラの有無などの安全性が確保されているかを事前に確認しましょう。
特に、法人利用の場合は、情報漏洩のリスクを防ぐためにも、施錠付きロッカーや個室スペースがあるかどうかは大切なポイントです。
法人登記をする際は住所の書き方に配慮をする
シェアオフィスの中には法人登記が可能な施設もありますが、その際には住所表記のルールを確認する必要があります。施設名を含める必要がある場合や、特定の階や区画を明記しなければならないケースもあり、登記書類に不備が出ないよう注意が必要です。
また、銀行口座の開設や官公庁への届出の際に、シェアオフィスの住所が認められないこともあるため、事前に各機関の対応も確認しておきましょう。
独自のルールや他の利用者のマナーについて確認をする
シェアオフィスには、それぞれ独自の利用ルールやマナーがあります。例えば「通話はブース内でのみ」「飲食は指定エリアで」などのルールを設けている施設も多く、守らないとトラブルに発展する可能性もあります。
快適に利用するためには、事前にルールブックや利用規約を確認し、自身の使い方と照らし合わせて問題がないかをチェックしておくことが重要です。
シェアオフィスを選ぶ際のポイント
シェアオフィスは全国に多数存在しており、設備や雰囲気、料金体系は様々です。自分に合ったシェアオフィスを選ぶには、いくつかのポイントを押さえて比較することが重要です。ここでは、シェアオフィスを選ぶ際に注目すべき4つのポイントを解説します。
立地
シェアオフィスが自宅から通いやすい場所にあるかどうか、顧客との打ち合わせがしやすい場所かどうかを確認しましょう。特に、電車でのアクセスや駅からの距離は、日々の通勤や訪問者の利便性にも大きく影響します。また、カフェやコンビニ、銀行、郵便局といった周辺施設も、仕事の快適さを左右するため確認しておきましょう。
利用料金
シェアオフィスの料金体系は、月額制・時間制など多岐にわたります。予算に応じて最適なプランを選ぶためには、料金だけでなく含まれているサービスの内容にも注目しましょう。
オプションを利用する可能性がある場合は、利用頻度からトータルでどのくらいの費用になるかを試算しておくことが大切です。
設備・サービス内容
シェアオフィスを快適に利用できるかどうかは、設備やサービスの充実度によって決まります。高速Wi-Fi、電源コンセント、コピー機、シュレッダー、会議室、電話ブース、ロッカーなど、自分の業務に必要な設備が整っているかを確認しましょう。
セキュリティ
安全に業務を行うためには、セキュリティ対策が欠かせません。入退室管理がICカードやスマートキーで行われているか、監視カメラの設置、スタッフの常駐の有無などを確認しておくと安心です。
シェアオフィスの利用が向いている人の特徴
シェアオフィスは多様な働き方に対応しています。しかし、全ての人にとって最適とは限りません。ここでは、シェアオフィスの利用が特に向いている人の特徴を紹介します。
自宅では集中できない人
在宅勤務やフリーランスの方の中には、自宅だとテレビや家族、ペットなどの影響で集中できないという悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。シェアオフィスは業務に集中できる環境が整っており、周囲も仕事に取り組んでいるため、自然と作業モードに入りやすくなります。
また、家とは違って「仕事専用の場所」を持つことで、オンとオフの切り替えがしやすくなり、生活のリズムも整いやすくなるというメリットがあります。
ビジネスの人脈を広げたい人
シェアオフィスには、様々な業種・職種の人々が集まっています。自然と名刺交換ができたり、雑談の中からビジネスチャンスが生まれたりと、人脈形成に繋がる環境が整っているのも大きな魅力です。人と積極的に関わりながら仕事を進めたい人には、シェアオフィスは理想的な環境といえるでしょう。
柔軟な働き方をしたい人
働く場所や時間にとらわれずに自由に働きたいと考えている方にも、シェアオフィスはおすすめです。月額契約だけでなく、一時利用や複数拠点の利用が可能なプランなども存在するため、自分のライフスタイルに合った柔軟な働き方が実現できます。
シェアオフィスを利用する流れ
シェアオフィスを利用したいけれど、どのように進めれば良いかわからないという方もいるでしょう。ここでは、シェアオフィスを利用する流れを紹介します。シェアオフィスを契約する際は、ぜひ参考にしてみてください。
1. シェアオフィスについての情報を集める
どのようなシェアオフィスがあるのかを調べることから始めましょう。インターネットで検索すれば、多くの運営会社がウェブサイトを公開しており、料金やサービス内容、立地、写真などが確認できます。比較サイトや口コミサイトを活用すると、実際に利用した人の評判や満足度も確認できます。
2. 実際にシェアオフィスの見学をする
候補がいくつかに絞れたら、実際に現地を見学してみましょう。ネット上の情報だけでは分からない、雰囲気や利用者層、音の感じ、清潔さなどをチェックできます。
スタッフから説明を受けたり、設備の使い勝手を確認したりすることで、自分の業務スタイルにマッチしているかを具体的に判断できるようになります。可能であれば、複数の施設を比較しましょう。
3. 必要なスペースの利用状況を確認する
見学時には、自分が使いたいスペースの空き状況も忘れずに確認しましょう。固定席・フリーデスク・個室・会議室など、希望する利用形態によって空き状況は異なります。
人気エリアやリーズナブルなプランは早めに埋まってしまうことが多いため、希望のスペースが利用できるかどうかは事前に把握しておく必要があります。
4. 契約書を確認して審査を受ける
利用する施設が決まったら、契約手続きに進みます。契約書の内容はよく確認し、料金体系や利用可能時間、解約条件、オプション料金の有無などを把握しておきましょう。
法人登記を行う場合や、長期契約を希望する場合は、本人確認や会社の登記簿謄本、事業内容の審査が必要になることがあります。必要書類は施設ごとに異なるため、事前に確認して準備しておきましょう。
5. 入居・利用する
契約が完了すれば、シェアオフィスへの利用開始です。初日は設備の使い方やルール説明などがある場合も多く、不明点はすぐに確認しておきましょう。また、利用する上で不便な点や、わからない点があれば、その都度連絡することも大切です。
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シェアオフィスに関するよくある質問
シェアオフィスに関するよくある質問に回答します。シェアオフィスの利用を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
Q. シェアオフィスを利用するまでにかかる時間はどれくらい？
最短で即日から利用できる施設もあります。一般的には見学・審査・契約手続きなどを含めて数日〜1週間程度が目安です。
Q. 複数のシェアオフィスを併用して使うことはできる？
可能です。中には全国に拠点を展開している運営会社もあり、契約内容により複数のオフィスを自由に利用できるプランが用意されていることもあります。
シェアオフィスは柔軟な働き方を可能にする新しいオフィスの形
シェアオフィスは、初期費用を抑えつつ、柔軟な働き方で快適に仕事ができる場所です。オフィスの拡大や縮小がしやすく、通いやすい場所に構えやすいというメリットもあります。しかし、施設によっては、周囲の音が気になる、オンライン会議をしづらい場合があるなどのデメリットもあるため、事前に設備や契約内容をしっかり確認することが大切です。立地やセキュリティ、サービス内容などを確認して、自分の働き方に合ったシェアオフィスを選びましょう。