オフィスの移転には、多額の費用がかかります。想定以上の費用が発生するケースも少なくありません。移転費用の内訳を正しく把握していないと、後から予算オーバーになったり、契約や工事でトラブルが生じたりする可能性もあります。本記事では、オフィス移転にかかる費用の種類や相場を詳しく解説し、コスト削減のポイントや注意点も紹介します。これからオフィス移転を検討している方は、ぜひご確認ください。
オフィス移転にかかる費用の種類と坪単価相場
オフィスの移転には、契約費用から内装工事、設備導入、原状回復まで多岐にわたる費用が発生します。規模や立地、移転内容によって金額は異なりますが、一般的な中小規模オフィスの場合、総費用は坪単価20万円〜50万円程度が相場です。ここでは、主な費用項目ごとに相場を詳しく解説します。
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費用の種類 |
内容 |
相場 |
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不動産取得費用 |
新オフィスの賃貸契約時にかかる敷金・礼金など |
立地や広さなどによって異なる |
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内装工事費用 |
オフィスの内装工事にかかる費用 |
1坪あたり10万〜30万円程度 |
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家具・設備の導入費用 |
業務に必要な家具や機材を揃えるための費用 |
1人あたり10万〜30万円 |
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通信・ネットワーク関連の工事費用 |
ネットワーク構築にかかる費用 |
1坪あたり1万〜3万円程度 |
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原状回復工事費用 |
原状回復工事にかかる費用 |
1坪あたり3万〜10万円程度 |
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登記変更・各種届出にかかる費用 |
法務局での登記手続きや司法書士への依頼にかかる費用 |
3万〜10万円程度 |
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廃棄物の処分にかかる費用 |
不要になった家具や設備の処分にかかる費用 |
1トンあたり2万〜5万円程度 |
不動産取得費用
新オフィスの賃貸契約時には、敷金・礼金・仲介手数料などが発生します。オフィスの規模や立地によって相場は大きく異なるため、複数の不動産会社に相談して、見積りを比較するようにしましょう。
内装工事費用
オフィスのレイアウト設計や壁・床・照明などの施工費が含まれます。相場は1坪あたり10万〜30万円程度で、デザイン性や機能性を重視するほどコストは上昇します。IT機器用の電源・配線、会議室の防音施工などを加えると、さらに費用がかかる場合もあります。
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家具・設備の購入費用
デスク・椅子・収納・会議用テーブルなど、業務に必要な家具や機材を揃えるための費用です。一般的な相場は1人あたり10万〜30万円程度です。新しいオフィスの雰囲気や働き方に合わせて導入内容を検討しましょう。
通信・ネットワーク関連の工事費用
LAN配線、Wi-Fi環境、電話回線、セキュリティ機器の設置など、ネットワーク構築に関する費用です。相場は1坪あたり1万〜3万円程度です。特にテレワーク対応やセキュリティ強化を行う場合は、通信環境への投資を怠らないことが重要です。
原状回復工事費用
旧オフィスを退去する際には、入居前の状態に戻す「原状回復工事」が必要です。相場は1坪あたり3万〜10万円程度で、内装の仕様や契約条件によって変動します。特に造作や間仕切りを追加していた場合は、撤去費用が高額になることもあります。
登記変更・各種届出にかかる費用
本店や支店の所在地を変更する場合は、法務局での登記手続きが必要です。司法書士への依頼費用を含めると、3万〜10万円程度が目安です。また、税務署・社会保険事務所・銀行などへの届出や住所変更手続き、公共職業安定所や労働基準監督署への届出など、時間と手間がかかるため、事前準備を怠らないようにしましょう。
廃棄物の処分にかかる費用
旧オフィスで不要になった家具や設備、書類などの処分にも費用がかかります。相場は1トンあたり2万〜5万円程度です。大量の家具や機材を廃棄する場合は高額になるため、リユースや買取サービスを活用してコスト削減を図るのがおすすめです。
オフィス移転費用を削減するコツ
オフィス移転は多額の費用がかかるため、いかにコストを抑えて効率的に進めるかが重要です。工夫をすれば、数十万円から数百万円単位の節約も可能です。ここでは、オフィス移転費用を削減するための具体的なポイントを紹介します。
シェアオフィスやコワーキングスペースを活用する
新たにオフィスを構える代わりに、シェアオフィスやコワーキングスペースを利用するのもおすすめです。敷金や礼金、内装工事費用が不要で、完全従量課金制で利用できるため、初期費用を大幅に抑えられます。どのシェアオフィスを利用するべきか悩んでいる方には、comolu（コモル）がおすすめです。コモルは全て個室空間のため、周りの目が気になる心配はありません。
また、月額制ではなく、従量課金制となっているため、使った分だけ支払えば良いのも魅力です。無駄な出費が発生しづらく、費用の大幅な節約になるでしょう。ぜひ、comoluを利用してみてください。
複数の不動産会社や工事業者に見積もりを依頼する
オフィスを移転する際は、必ず複数の不動産会社から見積もりを取得するようにしましょう。同じ条件でも業者によって数十万円以上の差が出ることがあり、費用だけでなく工期・サポート内容が違う場合も多いです。有利な条件で交渉するためにも、相見積もりの取得は欠かせません。
不要な家具や備品は買取・リユースサービスを活用して処分する
旧オフィスで使わなくなった家具や設備は、買取業者やリユースサービスを活用して処分費を削減しましょう。一般的に、廃棄処分には1トンあたり数万円の費用がかかりますが、買取を利用すれば逆に収入になる場合もあります。
補助金や助成金制度を活用する
国や自治体では、テレワーク導入やオフィス分散化を支援する補助金・助成金制度を設けています。例えば「働き方改革推進支援助成金」を活用すれば、内装工事費用や設備投資費の一部を補填できる可能性があります。補助金は申請時期や条件が定められているため、移転計画を立てる段階で制度を確認しておくことが大切です。
オフィス家具をレンタルで用意する
新オフィスの家具を全て購入するのではなく、レンタルサービスを利用することで初期コストを抑えることができます。また、レンタルなら不要になった際に返却できるため、レイアウト変更や移転にも柔軟に対応できます。レンタルの状態で使い続けると、結果的に高額になることもありますが、初期費用を抑える上では効果的といえるでしょう。
オフィスを移転する際の注意点
オフィスの移転を行う際は、契約・工事・業務体制の変更などの作業が必要です。スムーズに移転を進めるためには、事前準備が欠かせません。ここでは、オフィス移転を行う際に注意するべきポイントを紹介します。
現在のオフィスの契約条件を確認する
移転を決定する前に、現在の賃貸契約書を必ず確認しましょう。解約予告期間が定められている場合が多く、通知が遅れると余分な家賃が発生します。また、原状回復義務の範囲や退去条件も重要です。撤去費用が高額になるケースもあるため、早めにオーナーや管理会社と相談しておくことをおすすめします。
社内の備品やデータの管理体制を整える
移転時は、備品や機器の搬出入に伴う紛失・破損のリスクが発生します。あらかじめ備品リストを作成し、番号の管理や担当者を明確にすることで、トラブルを防止できます。また、パソコンやサーバーなどのデータ管理も徹底が必要です。移転中の情報漏洩を防ぐため、バックアップや暗号化を行いましょう。
社員や取引先への周知を早めに行う
オフィスの移転は、社内外への影響が大きいため、早めの情報共有が不可欠です。社員に対しては、新住所・新通勤ルート・出社日などを明確に伝えておきましょう。また、取引先や顧客には2ヶ月前を目安に通知を行い、名刺・ホームページ・請求書などの住所表記も忘れずに更新してください。
移転後の運用コストを計算しておく
新オフィスの賃料や管理費だけでなく、電気代・通信費・清掃費・設備維持費などのランニングコストも含めてシミュレーションすることが重要です。賃料が安くても、共益費や設備費が高いと結果的にコストが増える可能性もあります。長期的な視点でコストを把握するようにしましょう。
住所変更・登記手続きを忘れずに行う
移転後は、法務局での登記変更手続きを行う必要があります。登記を怠ると、契約や請求業務などに支障が出る恐れがあります。税務署・年金事務所・取引銀行・取引先などへの住所変更もしっかりと対応しましょう。
オフィス移転費用に関するよくある質問
オフィス移転費用に関するよくある質問に回答します。オフィス移転を計画している方は、ぜひ参考にしてみてください。
Q. オフィス移転費用は経費として計上できる？
多くの移転関連費用は経費として計上できます。例えば、引っ越し業者への支払い、内装工事費、登記変更費用などは「支出時の経費」として処理可能です。
Q. オフィス移転費用が高額になりやすいケースは？
内装工事費と原状回復費が高額になりやすい傾向にあります。特にデザイン性の高い内装や特注家具を導入する場合は、予算を大幅に超えることもあります。
Q. オフィス移転はどのタイミングで行うのがおすすめ？
決算期や繁忙期を避けたタイミングが理想です。引っ越し業者や内装業者が混み合う年度末（3月前後）は料金が高くなる傾向があるため、閑散期の6〜9月頃に移転を行うと費用を抑えやすくなります。
オフィス移転にかかる費用を把握して無駄のない計画を立てよう
オフィス移転には、不動産取得費用や内装工事費用、家具・設備の購入費用など、様々なコストが発生します。また、移転先の契約条件や原状回復費用、登記手続きなど、見落としやすい項目も多く、正確な費用の把握と計画的な準備が欠かせません。複数の不動産会社・工事業者から見積もりを取り、補助金や助成金制度を上手に活用することで、無駄な支出を抑えながらスムーズに移転を進めることができます。本記事で紹介した費用の種類や削減のコツを参考に、効率的なオフィス移転計画を立てましょう。